Politique de confidentialité et de protection des données personnelles

Précontentieux accorde une importance particulière à la confidentialité, à la sécurité et à la protection des renseignements et données à caractère personnel traités dans le cadre de ses activités.

La présente politique décrit les conditions dans lesquelles Précontentieux collecte, reçoit, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels relatifs notamment à ses clients créanciers, aux débiteurs, aux utilisateurs de son site internet et aux personnes entrant en communication avec ses services.

Elle s’applique notamment aux données traitées dans le cadre du site precontentieux.com, des demandes de contact, des relations avec les clients, de la gestion des dossiers de recouvrement, des communications écrites et téléphoniques et du suivi des règlements.

Précontentieux est exploité par :

Michael Sagbo Entrepreneur individuel exerçant sous le nom commercial Précontentieux NEQ : 2278584976 1 Place Ville-Marie Montréal (Québec) H3B 2C4 Canada

Conformément aux règles applicables au Québec, la responsabilité de la protection des renseignements personnels détenus par l’entreprise incombe à l’exploitant, sous réserve de toute délégation valablement effectuée conformément à la loi.

Pour toute question concernant la protection des données ou pour exercer un droit :

dpo@precontentieux.com

Précontentieux est susceptible de traiter des renseignements concernant notamment :

• ses clients et prospects professionnels
• les représentants et personnes de contact de ses clients
• les débiteurs personnes physiques
• les représentants de débiteurs personnes morales
• les personnes mentionnées dans les pièces d’un dossier
• les utilisateurs du Site
• les personnes utilisant les formulaires de contact
• les personnes communiquant avec Précontentieux par téléphone, courrier ou courrier électronique
• les professionnels intervenant dans le traitement d’un dossier

Selon la nature du dossier et dans la mesure nécessaire, Précontentieux peut notamment traiter :

• nom et prénom
• identité et coordonnées professionnelles
• adresse postale
• numéro de téléphone
• adresse électronique
• informations relatives à l’entreprise ou à l’activité professionnelle
• références du dossier
• nature, origine et montant de la créance
• principal, intérêts et accessoires lorsqu’ils sont applicables
• factures
• contrats
• bons de commande ou autres justificatifs
• correspondances
• historique des relances
• informations relatives aux contestations
• propositions de règlement
• échéanciers
• paiements effectués ou restant dus
• coordonnées bancaires lorsque leur traitement est nécessaire
• documents communiqués à l’appui du dossier
• communications échangées avec Précontentieux
• enregistrements téléphoniques lorsque l’enregistrement est mis en œuvre
• transcriptions automatisées de communications téléphoniques
• informations communiquées au moyen des formulaires du Site
• données techniques strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité des services
• Précontentieux applique un principe de minimisation et ne doit traiter que les renseignements adéquats, pertinents et nécessaires au regard des finalités poursuivies.

Dans le cadre d’un mandat de recouvrement, les données relatives au débiteur sont généralement communiquées à Précontentieux par le créancier.

Elles peuvent notamment comprendre l’identité du débiteur, ses coordonnées, les informations relatives à la créance, les factures, les contrats, les justificatifs ainsi que l’historique des échanges et des relances.

Lorsque la réglementation applicable impose d’informer une personne dont les données ont été obtenues indirectement, cette information est fournie dans les conditions et délais prévus par celle-ci.

Dans le cadre des échanges relatifs à un dossier, le débiteur peut communiquer directement à Précontentieux des renseignements nécessaires à l’examen de sa situation, d’une contestation, d’une proposition de règlement ou d’un paiement.

Précontentieux demande aux personnes concernées de ne communiquer que les informations nécessaires au traitement du dossier.

Il peut arriver qu’une personne communique spontanément des renseignements sensibles, notamment des renseignements relatifs à sa santé, à un handicap ou à une situation personnelle particulière.

Précontentieux n’encourage pas la transmission de renseignements médicaux détaillés lorsqu’ils ne sont pas nécessaires.

Lorsqu’un renseignement sensible est reçu, son traitement est limité à ce qui est nécessaire et doit respecter les exigences renforcées prévues par la réglementation applicable.

Aucune information médicale ne doit être utilisée à des fins de prospection commerciale.

Les renseignements personnels peuvent être traités notamment afin de :

• gérer les relations avec les clients créanciers
• analyser et administrer les dossiers confiés
• effectuer les démarches de recouvrement amiable
• identifier et contacter le débiteur
• vérifier et documenter l’existence et le montant d’une créance
• assurer le suivi des échanges
• traiter les contestations
• recevoir et suivre des propositions de règlement
• gérer les échéanciers
• suivre les paiements
• informer le créancier de l’évolution de son dossier
• assurer la traçabilité des communications
• établir, conserver ou défendre des éléments de preuve lorsque cela est nécessaire et juridiquement justifié
• assurer la sécurité des services
• prévenir les accès non autorisés
• répondre aux demandes d’exercice de droits
• satisfaire aux obligations légales et réglementaires
• permettre, lorsque nécessaire, l’intervention d’un avocat, d’un commissaire de justice ou d’un autre professionnel habilité
• assurer la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice
• Les coordonnées d’un débiteur reçues dans le cadre d’un dossier de recouvrement ne sont pas utilisées par Précontentieux pour lui adresser de la publicité ou de la prospection commerciale.

Les traitements sont mis en œuvre sur la ou les bases juridiques appropriées en fonction de la personne concernée, de la finalité et du cadre juridique applicable.

Ils peuvent notamment être nécessaires :

• à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles concernant les clients de Précontentieux
• au respect d’une obligation légale
• à la poursuite d’un intérêt légitime, lorsque cette base est applicable et sous réserve des droits et libertés de la personne concernée
• à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits
• ou reposer sur le consentement lorsque celui-ci est juridiquement requis
• Le fait qu’un débiteur soit contacté par Précontentieux ne signifie pas qu’il a conclu un contrat avec Précontentieux.
• Précontentieux ne présente donc pas l’exécution du contrat conclu avec le créancier comme base contractuelle du traitement à l’égard du débiteur lorsque cette base ne lui est pas juridiquement applicable.

Dans le cadre du traitement des dossiers et des relations avec les clients, certaines communications téléphoniques peuvent faire l’objet d’un enregistrement audio lorsqu’un tel enregistrement est légalement autorisé, nécessaire et proportionné à la finalité poursuivie.

Les enregistrements peuvent notamment poursuivre une finalité de traçabilité ou de conservation probatoire lorsqu’une telle conservation est juridiquement justifiée.

La personne concernée est informée de l’enregistrement conformément aux exigences applicables.

Les enregistrements ne doivent pas être utilisés pour une finalité incompatible avec celle annoncée à l’interlocuteur.

L’accès aux enregistrements est limité aux personnes habilitées et aux destinataires auxquels leur communication est nécessaire et légalement permise.

Une personne concernée peut demander l’accès aux données la concernant contenues dans un enregistrement, sous réserve des droits et libertés des tiers et des autres limitations prévues par la loi.

Lorsqu’un appel fait légalement l’objet d’un enregistrement, Précontentieux peut utiliser une solution automatisée permettant de produire une transcription écrite de la conversation.

La personne concernée est informée de l’existence de cette transcription.

Cette technologie est utilisée comme outil de retranscription et de traçabilité.

Précontentieux n’utilise pas cette technologie afin de prendre automatiquement une décision produisant des effets juridiques ou des effets similaires significatifs concernant le débiteur.

Les décisions relatives au traitement du dossier demeurent soumises à une intervention humaine.

Les enregistrements téléphoniques et leurs transcriptions ne sont conservés que pendant la durée nécessaire à la finalité ayant justifié leur traitement.

Lorsqu’une conservation probatoire est juridiquement justifiée, Précontentieux applique la durée appropriée au regard de la nature du dossier, de la finalité poursuivie et des délais légaux applicables.

Dans le fonctionnement actuellement envisagé par Précontentieux, la conservation opérationnelle des enregistrements et transcriptions est limitée à un maximum de douze (12) mois, sauf lorsqu’une conservation différente est requise ou permise par une obligation légale, un litige, une réclamation ou la nécessité de constater, exercer ou défendre un droit.

Toute conservation au-delà de la durée opérationnelle doit être limitée aux données nécessaires et faire l’objet, lorsque nécessaire, d’un archivage à accès restreint.

Les autres renseignements personnels sont conservés pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles ils ont été collectés ou reçus.

Certaines informations peuvent ensuite être conservées en archivage restreint lorsque cette conservation est nécessaire au respect d’une obligation légale, comptable ou réglementaire, ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits.

À l’expiration des durées applicables, les données sont supprimées, détruites ou anonymisées lorsque la réglementation applicable le permet.

Dans la limite de leurs attributions et du besoin d’en connaître, les renseignements peuvent être accessibles ou communiqués :

• à Précontentieux et aux personnes expressément habilitées
• au client créancier pour les informations nécessaires au suivi de son propre dossier
• aux prestataires techniques nécessaires au fonctionnement des services
• aux prestataires de téléphonie et de communications
• aux prestataires chargés de l’envoi ou de l’acheminement des correspondances
• aux établissements ou prestataires intervenant dans le traitement des règlements lorsque nécessaire
• à un avocat
• à un commissaire de justice
• aux juridictions et autorités légalement habilitées lorsque la communication est requise ou permise par la loi
• L’accès d’un client créancier doit être limité aux dossiers et données qu’il est autorisé à consulter.
• Un créancier ne doit pas pouvoir accéder aux dossiers d’un autre créancier.

Selon les services utilisés et les besoins du dossier, Précontentieux peut notamment recourir à des prestataires tels que :

• Quicktalk by Ringover
• iGoFlex
• AR24
• Esker
• La Poste
• OpenAI pour l’infrastructure du Site
• ainsi qu’à d’autres prestataires strictement nécessaires au fonctionnement, à la sécurité ou au traitement des dossiers
• La présence d’un prestataire dans cette liste ne signifie pas que celui-ci reçoit systématiquement l’intégralité des données d’un dossier.
• Les renseignements communiqués doivent être limités à ceux nécessaires à l’exécution du service concerné.

Lorsqu’un dossier le nécessite, des renseignements et documents peuvent être communiqués à un avocat, à un commissaire de justice ou à un autre professionnel habilité, notamment afin d’évaluer les suites du dossier, d’engager ou préparer une procédure ou de constater, exercer ou défendre des droits.

Cette communication n’est pas systématique.

Précontentieux est établi au Québec, Canada.

Dans le cadre de dossiers concernant des personnes situées en France ou dans l’Espace économique européen, certaines données peuvent donc être consultées ou conservées au Canada.

Certains prestataires peuvent également traiter des renseignements depuis d’autres territoires, notamment les États-Unis.

Lorsqu’un transfert international est soumis à des exigences particulières, Précontentieux met en œuvre le mécanisme juridique applicable au transfert concerné ainsi que, lorsque nécessaire, les garanties appropriées prévues par la réglementation.

Précontentieux ne doit pas présenter un pays ou un transfert comme bénéficiant automatiquement d’une décision d’adéquation lorsque les conditions juridiques de celle-ci ne sont pas effectivement réunies.

Précontentieux met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables et appropriées à la nature des renseignements traités et aux risques présentés par le traitement.

Ces mesures visent notamment à protéger les renseignements contre l’accès, l’utilisation, la communication, la modification, la perte ou la destruction non autorisés.

Les accès aux dossiers doivent être accordés selon le besoin d’en connaître et selon les habilitations de chaque utilisateur.

Précontentieux ne publie pas dans la présente politique les détails techniques de son infrastructure susceptibles d’en compromettre la sécurité.

Précontentieux développe des fonctionnalités permettant à terme la gestion sécurisée de documents et de dossiers depuis des espaces réservés.

Tant qu’une fonctionnalité n’est pas effectivement disponible et opérationnelle, la présente politique ne doit pas la présenter comme un moyen de transmission disponible.

À la date de la présente politique, certains documents nécessaires au traitement des dossiers peuvent notamment être transmis à Précontentieux par courrier électronique.

Lorsque les espaces sécurisés seront pleinement opérationnels, la présente politique pourra être mise à jour afin de refléter précisément leur fonctionnement.

Les informations communiquées au moyen d’un formulaire du Site sont utilisées pour traiter la demande adressée à Précontentieux et assurer les suites nécessaires.

Les informations peuvent être conservées pendant une durée appropriée même lorsque la demande ne conduit pas à la conclusion d’une relation contractuelle, dans la mesure nécessaire au suivi de la demande, à la sécurité, à la gestion d’une éventuelle contestation ou au respect des obligations applicables.

Chaque formulaire recueillant des données personnelles doit comporter ou rendre facilement accessible une information concise sur le traitement des données et un lien vers la présente politique.

Lorsque le RGPD est applicable, la personne concernée dispose, selon les conditions prévues par celui-ci, notamment des droits suivants :

• droit d’accès
• droit de rectification
• droit à l’effacement
• droit à la limitation du traitement
• droit d’opposition
• droit à la portabilité lorsque les conditions sont réunies
• droit de retirer son consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci
• droits relatifs aux décisions individuelles automatisées lorsque ces dispositions sont applicables
• L’exercice d’un droit n’est pas absolu et peut être limité lorsque la loi autorise ou impose la poursuite du traitement.

Lorsque la législation québécoise est applicable, les personnes peuvent exercer les droits qui leur sont reconnus relativement aux renseignements personnels détenus par Précontentieux, notamment les droits d’accès et de rectification et, lorsque les conditions légales sont réunies, les autres droits prévus par la législation applicable.

Toute demande relative aux renseignements ou données personnelles peut être adressée à :

dpo@precontentieux.com

Précontentieux peut demander les renseignements raisonnablement nécessaires afin de vérifier l’identité du demandeur et d’éviter la communication de données à une personne non autorisée.

Les demandes sont traitées dans les délais prévus par la réglementation applicable.

Toute personne peut adresser une question ou une réclamation relative à la protection de ses renseignements à :

dpo@precontentieux.com

Lorsque le RGPD et la réglementation française sont applicables, la personne concernée dispose également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), dans les conditions prévues par la réglementation.

Lorsque la législation québécoise est applicable, les recours prévus par celle-ci peuvent notamment relever de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Le Site peut utiliser des technologies strictement nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité, à la gestion d’une session ou à la conservation de certains choix de l’utilisateur.

Tout traceur non strictement nécessaire nécessitant un consentement ne doit être activé qu’après obtention du consentement lorsque celui-ci est légalement requis.

Les informations relatives aux technologies effectivement utilisées doivent être décrites dans la page « Cookies et traceurs ».

Ne pas déclarer l’utilisation d’un outil publicitaire ou analytique qui n’est pas effectivement présent sur le Site.

Précontentieux peut modifier la présente politique afin de tenir compte de l’évolution de ses activités, de ses outils ou des exigences juridiques applicables.

La date de dernière mise à jour doit apparaître en tête de la politique.

Lorsqu’une modification nécessite une information particulière des personnes concernées en vertu de la réglementation applicable, Précontentieux met en œuvre les mesures d’information appropriées.

Précontentieux est une entreprise individuelle établie au Québec, Canada.

Les traitements effectués dans le cadre de la relation contractuelle avec ses clients créanciers sont soumis aux règles applicables à Précontentieux au Québec, sous réserve des autres dispositions impératives éventuellement applicables.

Le débiteur n’est pas client de Précontentieux et n’est pas partie au contrat conclu entre Précontentieux et le créancier.

Lorsqu’un traitement concernant un débiteur ou une autre personne est soumis au RGPD, à la loi Informatique et Libertés ou à une autre disposition française ou européenne impérative, les droits et obligations résultant de ces textes demeurent applicables.

La présente politique ne peut avoir pour effet de priver une personne d’une protection impérative qui lui est reconnue par la réglementation applicable.

Pour toute question concernant la présente politique, la protection des renseignements personnels ou l’exercice des droits :

dpo@precontentieux.com

Précontentieux 1 Place Ville-Marie Montréal (Québec) H3B 2C4 Canada